Direct naar...
Case CityTec
Elke onderneming begroot jaarlijks haar omzet en kosten. Hoeveel van deze bedrijven hebben continue grip op kosten en winstgevendheid?
In de praktijk zie je vaak dat in de laatste maanden enorme meevallers of tegenslagen worden geboekt. In geen van beide gevallen is het topmanagement hierover te spreken. Het Planning & Control Framework (PCF) is een toolset waarmee u verrassingen voorkomt en grip op uw winstgevendheid krijgt.
Continue grip op kosten en winstgevendheid
Hot ITem is gespecialiseerd in Performance Improvement (PI). Uitgangspunt hierbij is focus op bedrijfsdoelen in de gehele organisatie. De planningscyclus wordt hierbij veelvuldig ingezet.
Deze cyclus leent zich bij uitstek om periodiek grip te krijgen op omzet en kosten.
- Plan: de begroting wordt eenmalig ingevoerd en vervolgens maandelijks aangepast aan de nieuwste inzichten (jaareindeverwachting en rolling forecast voor drie jaar)
- Do: maandelijks worden de realisatiegegevens bij de verschillende kostenplaatsen geboekt
- Check: de budgethouders vergelijken de omzet- en kostenrealisatie met de initiële begroting
- Act: nemen van maatregelen naar aanleiding van de vergelijking, zoals het bijstellen van de jaareindeverwachting of bijvoorbeeld het uitzetten van een kostenreducerende actie
Dick Schoffelmeer
Hoofd Financiële Administratie ENECO Retail
"De kracht van PCF zit hem in het maandelijks reviewen van harde financiële gegevens en dit vertalen naar een nieuwe planning. Voorheen was dit erg veel werk met Excelsheets en achterna bellen van verantwoordelijke personen. Nu wordt het proces geheel door PCF afgedwongen en ontstaat er een leereffect in de organisatie. Het jaarlijkse intensieve budgetteringsproces is vervangen door een lichtere maandplanning waarmee veel meer grip wordt verkregen op ons bedrijfsresultaat."
Welke bedragen gaan wij bijdragen?
De Planningscyclus kan in cascade (budgethouder, afdeling, bedrijfsonderdeel, onderneming) m.b.v. PCF doorlopen worden. Op het laagste niveau wordt iedere budgethouder verantwoordelijk voor zijn eigen bijdrage in de winst. Vanuit het topmanagement ziet men elke maand het bedrijfsresultaat, waarbij ingezoomd kan worden op bedrijfsonderdelen en afwijkingen. Het reviewproces wordt optimaal ondersteund met rapportages en analyses. De gewijzigde planning en genomen maatregelen worden controleerbaar vastgelegd. Met de implementatie van een dergelijke werkwijze ontstaat een financieel bewustzijn en een basis voor kostenreductie en omzetvergroting.
Van businesscase naar incasseren baten
Voor projecten worden meestal positieve businesscases gemaakt. Vaak wijzigen omstandigheden gedurende het traject waardoor de case wel eens anders kan uitpakken. Ook hier zijn meestal onaangename verrassingen aan het einde van grote veranderingstrajecten geen uitzondering. In PCF kun je de businesscase van goedgekeurde projecten verwerken en de bijbehorende kosten en baten eenduidig toewijzen aan budgethouders. Vervolgens wordt de continue monitoring van de businesscase geautomatiseerd meegenomen in het maandelijkse planningsproces. Op deze wijze wordt als ware het resultaat van het vernieuwingsproces opgenomen in de financiële besturing van uw bedrijf.
Hoe werkt het Planning & Control Framework?
De eerste begroting wordt met het PCF gemaakt. Hiervoor wordt de boomstructuur van de orders en kostenplaatsen en de bedragen van het voorafgaande jaar uit de financiële administratie overgehaald. De budgethouders maken voor hun gebied voor de komende drie jaar een begroting. PCF dient in dit stadium als invoerapplicatie. De gegevens kunnen vervolgens op allerlei niveaus geaggregeerd en geanalyseerd worden (halen we als onderneming ons winstdoel?). De goedgekeurde begroting wordt definitief gemaakt en als baseline gebruikt voor de vergelijking met de maandrealisaties.
Maandelijks worden de kosten en omzet geboekt in de financiële administratie. Deze gegevens zijn vaak nodig in een Datawarehouse-omgeving (DWH) waar tevens andere primaire gegevens worden opgenomen. De financiële gegevens vormen tezamen met procesgegevens vaak de basis voor de analyse en herontwerp van processen. In het DWH worden tevens alle klantspecifieke parameters opgenomen voor het Planning & Control Framework. PCF verkrijgt maandelijks haar gegevens van het DWH en verzorgt de vergelijking van de planning met de realisatie en dwingt actie af.
De mutaties van PCF worden middels een interface weer teruggeleid naar de financiële administratie. Door deze gecentraliseerde opslag kan voor rapportage en analyse het standaard BI-instrumentarium ingezet worden. Hierbij is maximale combinatie met andere relevante gegevens mogelijk. Sturen op kostenreductie wordt op deze wijze niet alleen een financiële actie maar ook vanuit een inhoudelijke analyse ondersteund.
Aad Ekelschot
Controller CityTec
"Ontsluiting via het DWH van financiële gegevens biedt een enorme meerwaarde voor CityTec. De financiële gegevens sporen nu 1-op-1 met ons primaire systeem waarin wij onze projecten en beheercontracten administreren. Vroeger hadden we veel tijd nodig om aan elkaar uit te leggen waar de verschillen in onze rapportages door veroorzaakt werden. Nu kan ik met de verschillende regio- en projectmanagers gelijk naar de inhoud en neemt het reviewproces veel minder tijd in beslag."
Specificaties Planning & Control Framework
- Moderne open Service Oriented Archi- tecture
- Interfacing met boekhoudpakketten
- Gebruiksvriendelijke interface middels smart-client en online help
- Persoonlijke signalering mogelijk wan- neer actie benodigd is via SMS / Email / Portal Alerts
- Uitgebreide zoekmogelijkheden
- Geautomatiseerde ontsluiting gegevens via een tussenlaag gebaseerd op Datawarehouse technologie
- Naadloze integratie met BI-instrumenten zoals Cognos, Business Objects en MicroStrategy
- Uitgebreide autorisatie mogelijkheden
- Historisch inzicht in planningen en bij-stellingen
- Ondersteuning rolling-forecast (standaardinstelling: 3 jaar)
- Eenmalige invoer van gegevens
- Gegroepeerd bewerken van gegevens zoals kostenplaatsen
- Relaties tussen kostensoorten kunnen aanbrengen
Ton van den Dungen
Manager ENECO BICE: Business Intelligence Center of Excellence
"Het BICE is voor geheel ENECO verantwoordelijk voor de inrichting van het besturingsinstrumentarium. Juist deze PCF-applicatie biedt een instrument waarbij de continue sturing op realisatie, jaareindeverwachting en meerjarenplanning wordt gerealiseerd. Het toegepaste besturingsconcept en het ontwerp van de PCF-applicatie, zoals dat door CityTec en Hot ITem is ontwikkeld, is heel goed binnen ENECO herbruikbaar. Inmiddels hebben we de PCF-applicatie bij de divisie Retail ingevoerd. Naast meer grip op resultaat-ontwikkeling, vergroot deze tool ook de betrokkenheid vanuit het management bij zijn afdelingsbijdrage. Vanuit het BICE wordt op dit moment gewerkt aan ENECO-brede invoering."
CityTec
CityTec is actief in de buitenruimte op de gebieden verlichting, verkeer en oriëntatie. CityTec werkt samen met verschillende organisaties en instanties. Rijkswaterstaat, gemeenten, provincies, waterschappen, havenbedrijven, maar ook woningbouwverenigingen en diverse particuliere organisaties met een eigen infrastructuur behoren tot de opdrachtgevers. Zij maken veelvuldig gebruik van de diverse diensten van CityTec. Een greep uit activiteiten:
- Beheer van de openbare verlichting, verkeerslichten en bewegwijzering in ruim 130 gemeenten.
- Grote projecten voor nieuwbouwwijken waar de gehele aanleg en beheer van de openbare verlichting, verkeerslichten en bewegwijzering wordt uitgevoerd.
- Gedegen inspectie en hoogwaardig advies voor verlichting van openbare ruimtes.
- Oriëntatie, informatievoorziening en reclame voor de weggebruiker.
- Het leveren van innovatieve oplossingen zoals intelligente waarschuwingspanelen, parkeerapparatuur op zonne-energie en antigraffiti coating.
De onderneming is opgericht in 1996 en wordt gevormd door ca. 280 medewerkers die elk vanuit hun eigen specialisme meewerken aan het tot stand brengen van een goed eindproduct. CityTec is voortgekomen uit afdelingen van diverse gemeentelijke energiebedrijven.
CityTec heeft veel grote projectmatige activiteiten waarbij de kosten van mensinzet en materialen nauwgezet gepland en bewaakt moeten worden. Hiernaast biedt CityTec vele vormen van beheercontracten waarbij het van groot belang is om continu de kosten en winstgevendheid te volgen en pro-actief maatregelen te nemen.
CityTec is een dochteronderneming van ENECO Energie, een landelijk opererend energiebedrijf dat zich toelegt op de levering van energie en daaraan gerelateerde producten en diensten aan zowel zakelijke als particuliere klanten in Nederland.
